I denne måneds nyhedsbrev fra FBS kan du læse om:

• Status på KOMBITs overtagelse af bestillerfunktionen
• Governance for Bibliotekernes Data og IT
• Rekruttering af deltagere til vores nye faggrupper
• En gammel kending er tilbage
• Stadig ledige pladser på PLC-netværksmøder
• Ny funktionalitet i FBS siden sidst
• Indhold i releases januar/februar 2020
• Driftsstatus på FBS
• Nyt om debitorintegreringen til FBS
• Udtalelse fra Datatilsynet: Kryptering af biblioteksmails ikke nødvendigt

Har du spørgsmål eller kommentarer til nyhedsbrevet, er du velkommen til at skrive til bibsys@kombit.dk.

Status på KOMBITs overtagelse af bestillerfunktionen

Som skrevet i de tidligere nyhedsbreve blev KOMBIT pr. 1. januar bestiller (indkøber) af DBC's ydelser på vegne af kommnunernes og statens biblioteker. En transition som KOMBIT siden i sommers har forberedt.

Det primære fokus for KOMBIT i denne periode har været at få kontrakten med DBC på plads, samt at indhente tilslutningsaftaler og databehandleraftale fra kommunerne og statens biblioteker. Herfra vil vores fokus på den korte bane være at sikre et godt leverandørsamarbejde med DBC som medvirker til gennemsigtighed i økonomi, processer og resultater over for jer og andre involverede parter.

Før vi kan glæde os over at være helt i mål med transitionen, mangler vi stadig en del underskrevne tilslutnings- og databehandleraftaler fra kommunerne. Alle kommuner har i december modtaget følgende aftaler til underskrift:

• FBS tilslutningsaftale
• FBS databehandleraftale
• FBI tilslutningsaftale
• FBI databehandleraftale

De kommuner, som endnu ikke har indsendt aftalerne, vil inden for de kommende dage modtage en KLIK-opgave herom. Det vil være kommunens projektansvarlige for KLIK på FBS, som modtager denne opgave. Vi opfordrer til at få indsendt aftalerne hurtigst muligt, da det har stor betydning for vores arbejde med den nye bestillerfunktion og FBS.

Governance for Bibliotekernes Data og IT (BDI)

I forbindelse med den nye bestillerfunktion vil KOMBIT sørge for at alle vigtige interessenter får indflydelse, herunder både folke-, forsknings- og centralbiblioteker og pædagogiske læringscentre. Det vil ske ved at sammensætte en bredt forankret organisation med styregruppe, porteføljegruppe, prioriteringsudvalg og faggrupper, der alle består af kompetente folk fra forskellige dele af biblioteksverdenen. Der vil være faste retningslinjer for, hvem der er repræsenteret i styregruppen og de øvrige udvalg.

For at sikre, at vi kan udnytte synergier og bruge ressourcerne mest hensigtsmæssigt, bliver den strategiske og taktiske styring af FBS- og FBI-projekterne samkørt i videst muligt omfang. Den fælles governancestruktur hedder fremover Bibliotekernes Data & IT (BDI). I governancemodellen for BDI nedenfor kan du se, hvilke områder de forskellige grupper agerer på.

Medlemmer af styregruppen

Styregruppen for Bibliotekernes Data & IT består i de kommende år af følgende medlemmer:

• Laila Kildesgaard (KL) som formand
• Peter Lykke Egelund (KOMBIT)
• Steffen Nissen (Odense)
• Jakob Heide Petersen (København)
• Kristine Ledet (Skive)
• Vibeke Steen (Gribskov)
• Jens Overgaard (Ballerup)
• Erik Hoffmeister (Det Kgl. Bibliotek).

Vi forventer, at også Prioriteringsudvalget og Porteføljegruppen snart er på plads.

I næste afsnit kan du læse mere om, hvordan du eller din kollega kan blive en del af faggrupperne.

Vi rekrutterer nye medlemmer til faggrupperne

Som du kunne læse ovenfor, er der etableret en række fora rundt om BDI, der sikrer kommunernes indflydelse på FBI- og FBS-projekterne på strategisk, taktisk og operationelt niveau. Vi inviterer i disse dage til deltagelse i de to faggrupper. På FBI arbejder vi videre med den daværende DDB infrastrukturfaggruppe, mens vi på FBS viderefører det nuværende videreudviklingsudvalg. I begge grupper skifter vi dog nogle af medlemmerne ud for at sikre nye øjne på arbejdet. Måske det kunne være noget for dig som systemspecialist at være med?

Faggruppens opgave er at yde faglig rådgivning/sparring til KOMBIT og kvalitetssikre, foreslå prioriteringer og indstille ændringsønsker til BDI Styregruppen for henholdsvis FBI og FBS. Faggruppernes medlemmer skal påregne at deltage i fire møder i KOMBIT i København årligt og vil derudover blive involveret ad hoc i underudvalg, eller når emner skal analyseres i dybden. Vi vurderer, at medlemmerne i gennemsnit skal bruge cirka 2 timer ugentligt på arbejdet i faggrupperne.

Du kan læse de foreløbige kommissorier for henholdsvis FBS og FBI her. Kunne det være interessant for dig eller en kollega, hører vi gerne fra jer senest den 28. februar på bibsys@kombit.dk.

En gammel kending er tilbage

Vi er så heldige, at vi efter nytår kunne byde en gammel kending velkommen tilbage, efter at vi med lys og lygte har søgt efter en erstatning. Pernille Saul, som mange af jer allerede kender, er nemlig tilbage som it-konsulent for biblioteksområdet i KOMBIT. Pernille har en lang historik inden for biblioteksverdenen. Hun har blandt andet været afdelingsleder på Det Digitale Bibliotek i Guldborgssund Kommune og afdelingsleder i teknisk afdeling på Nykøbing Falsters Centralbibliotek.

Pernille glæder sig til at møde jer på netværksmøderne for PLC den 3. og 9. marts, som I kan læse mere om nedenfor.

Stadig ledige pladser på PLC-netværksmøder

I marts holder KOMBIT en ny runde netværksmøder målrettet PLC-medarbejdere. Vanen tro danner møderne – ud over en stor mængde videndeling, inspiration og gode snakke – rammen om en lang række tips og tricks, som medarbejderne efterfølgende har glæde af i arbejdet med FBS.

Hver kommune kan deltage med to personer fra PLC-området. Invitationen til dagene er sendt til kommunens systemadministrator samt tidligere deltagere. Er du endnu ikke tilmeldt, kan du nå det endnu – der er tilmeldingsfrist den 18. februar.

Vi har netop offentliggjort programmet for dagene. Læs mere og tilmeld dig via din systemadministrator eller via nedenstående links:

• Den 3. marts i København – tilmeld dig her
• Den 9. marts i Vejle – tilmeld dig her

Ny funktionalitet i FBS siden sidst

Tilføj EAN, CVR og P-nummer til lånertypen biblioteker

Det er nu muligt at tilføje EAN, CVR og P-nummer for lånertypen biblioteker. Informationerne importeres også via VIP-synkroniseringen (Webservicen Open Agency), hvis bibliotekerne har slået synkroniseringen til.

Dynamiske statistikrapporter

(Day offset in Subscriptions in SSRS in Cicero Statistic module)

Cicero Statistikmodul er opdateret med mulighed for at tilføje dynamisk dato for hvilken periode en rapport skal dække, når man opsætter abonnementer på rapporter i rapportservicen.

De nye parametre vil tage udgangspunkt i det tidspunkt rapporten bliver genereret, i forhold til hvilken værdi, der er valgt. Fx hvis man den 8. december vælger "sidste år", vil rapporten indeholde data fra 8. dec. 2018 til 8. dec. 2019.

Bogbusholdepladser som afhentningssted

Det er nu muligt at anvende bogbusholdepladser som afhentningsfilial ved bestilling i bibliotek.dk og ved fjernlån (1.19.1, den 7. januar 2020).

Materialetypen billedbøger, sortering m.m.

Det er fremover indholdet i felt 038*a, der afgør om materialet er en billedbog eller en tegneserie. Der indsættes komma mellem forfatterens fornavn og efternavn, hvis den bibliografiske post indeholder felterne 652/654*h og 652/65*a. The Beatles og tilsvarende sorteres nu korrekt som B og ikke T, da der nu tages højde for sorteringsværdien (1.19.1, den 7. januar 2020).

Reservationsfane

I F2 er der tilføjet en ny fane, Reservation, hvor det er muligt at fremsøge reservationer og se detaljer og historik for reservationer. Det er også muligt at opsætte et job, som fjerner tilknyttede materialer for reservationer, der er gået i stå.

Webservices

Opdatering af OpenSearch til version 5.2 (søgning i databrønden).

Forbedringer til Cicero Surf

1. Øget brugervenlighed i forbindelse med oprettelse af bookinger
2. Visning af beholdning for online poster
3. Visning af antal udlånte materialer på booking

Fejlrettelser

Desuden er der rettet en række fejl. Her nævnes kun nogle få:

. Ved fremsøgning af lånere på fødselsdato, blev et foranstillet '0' tidligere ignoreret, hvilket kunne resultere i et forkert søgeresultat.

. Der er rettet en fejl, hvor parallelreservationer, der blev sat i transit, fik slettet sit kønummer. Reservationerne beholder nu deres kønummer, indtil de kommer på hylden. Dette har kun betydning, hvis det fratagne materiale bliver frakoblet reservationen, mens det er på vej til afhentningsfilialen.

Det er nu muligt også at få vist /CO-adressen på saldoopgørelsen (print).

Indhold i releases januar/februar 2020

Foruden ovennævnte funktionalitet er følgende en del af indholdet i releases for januar og februar 2020:

Cicero Installer

Cicero Installer udvides med flere muligheder for at styre opdateringer og rettigheder til klienten (1.19.1, den 7. januar 2020).

Automodtagelse af tidsskrifter

Fremover vil FBS/Cicero kunne håndtere modtagelse af tidsskrifter, som leverandøren har klargjort til automodtagelse.

Aflevering af fjernlån

Det bliver muligt at konfigurere, om fjernlån skal gå direkte i 5.2 Returneret til långivende bibliotek i forbindelse med aflevering/pseudoaflevering.

Der implementeres også automatik for en række statusskift.

Statistik

Cicero statistikmodul udvides med rapport til Stikprøvekontrol af servicemål for materialeoverbygningen (centralbibliotekerne).

Webservices

Opdatering af OpenSearch til version 5.2 (søgning i databrønden).

Udvidelse af Holdings ITems Update med Branch-ID (biblioteksnummer for filial) og information om materialet er/ikke er til fjernlån.

Driftsstatus for FBS

Vi er kommet driftssikkert og fejlfrit gennem januar, men blev desværre igen i december udfordret på infrastrukturen. Selv om der både blev reageret hurtigt og professionelt, resulterede udfordringerne i, at vi kom under den aftalte driftseffektivitet og at Systematic derfor kom i bod.

Vi har løbende rettet og sikret os mod tilsvarende fejl.

Nyt om debitorintegrationen til FBS

For at kunne komme videre med debitorintegrationen til FBS har KOMBIT afventet SKATs definitioner og kategorisering af kravtyper samt en præcisering af, hvilke metadata SKAT forventer at få fra kommunen, for at de vil modtage fordringer til inddrivelse.

SKAT (Gældsstyrelsen) er i gang med en proces, hvor de gennemgår fordringstyperne for alle de kommunale områder, som SKAT vil modtage fra kommunerne til inddrivelse. Forudsætningen for, at Gældstyrelsen vil foretage inddrivelse er, at fordringerne overholder det fastlagte format og detaljeringsniveau. Indtil nu har vi på biblioteksområdet afventet denne afklaring, da det ikke giver mening at sende mellemværende/fordringer fra FBS til debitorsystemet, hvis disse ikke overholder SKATs krav til indhold og format. Risikoen ved ikke at overholde formatet er, at SKAT afviser alle fordringerne for området, og det kan ingen være interesseret i.

I januar indkaldte KL og Udviklings- og Forenklingsstyrrelsen (kaldet UFST) en række kommuner til en afklaringsworkshop om biblioteksdomænet. KOMBIT, Systematic (som leverandør af FBS) og de tre kommunale debitorleverandører deltog også i workshoppen for at nuancere de forhold, der særligt gør sig gældende for biblioteksområdet. Kammeradvokaten, UFST og KL skal nu vende tilbage med en lovafklaring. Der foreligger også en række praktiske afklaringer med hensyn til hvordan beslutninger skal udmøntes i praksis - et arbejde, som KOMBIT og Systematic håndterer. I slutningen af februar lægger KOMBIT i samarbejde med Københavns Kommune en plan for Københavns migrering fra deres tidligere version af debitorintegrationen til den nye. Derefter bliver der meldt en udrulningsplan ud med de opgaver, som kommunerne skal gennemføre for at tage integrationen i brug.

Vi vil gerne benytte lejligheden til at takke de inviterede kommuner for deres gode input og konstruktive deltagelse.

Udtalelse fra Datatilsynet: Kryptering af biblioteksmails ikke nødvendigt

I FBS har det i forbindelse med Databeskyttelsesforordningen været drøftet, om en persons lånehistorik giver så meget viden om personen, at lånehistorikken skal betragtes som en følsom oplysning efter Databeskyttelsesforordningens artikel 9. Hvis dette er tilfældet, bør sikkerheden i FBS højnes til to-faktor-login, hvilket dels vil kræve en del ressourcer, dels vil kunne gøre brugen af løsningen mere tung. FBS-projektet har derfor afventet en række spørgsmål, som DDB har stillet Datatilsynet, før vi ville sætte et så stort projekt som to-faktor-login i værk.

Datatilsynet kom i december 2019 med en udtalelse vedrørende kryptering af biblioteksmails (reserverings- og krypteringsmeddelelser). Af udtalelsen fremgår, at disse meddelelser alene vurderes at indebære en beskeden risiko for lånerne, og at sådanne meddelelser ikke kræves krypteret. Blandt andet fremgår:

"Det er fastsat i biblioteksloven, at folkebibliotekerne udvælger materiale med henblik på at opfylde folkebibliotekernes formål gennem kvalitet, alsidighed og aktualitet. Folkebibliotekerne vil derfor ikke have kompromitterende og odiøst materiale som propagandistisk politisk litteratur eller manualer til eksempelvis selvmord og fremstilling af bomber. Herudover er de danske biblioteker generelt kendt for en meget høj etisk standard.

Det er Datatilsynets opfattelse, at en eventuel adgang for uvedkommende til oplysninger om, hvilken bog borgere reserverer på biblioteket som udgangspunkt indebærer en beskeden risiko for bibliotekslånernes rettigheder."

Selvom udtalelsen ikke svarer direkte på spørgsmålet om lånehistorik specifikt (som i FBS er 30 dage), er det vores vurdering, at udtalelsen støtter den oprindelige vurdering i FBS-projektet af, at låneoplysninger ikke er følsomme oplysninger. FBS sætter derfor indtil videre ikke gang i et to-faktor-projekt.

Læs hele nyheden fra Datatilsynet her.