Library Technology Guides

Product and Company News and Announcements

Press Release: KOMBIT [June 29, 2019]

Nyhedsbrev fra Fælles Bibliotekssystem

Foranalyse af bestillerfunktion over for DBC

Folketinget behandlede godkendte L 183 - Forslag til lov om ændring af lov om biblioteksvirksomhed den 23. april 2019. Lovforslaget skal ses i sammenhæng med et planlagt salg af den statslige aktiepost i DBC A/S til KL.

Vi forventer derfor, at kommunerne pr. 1. januar 2020 overtager ejerskabet af DBC A/S. DBC er som bekendt leverandør af kritisk infrastruktur på biblioteksområdet, såsom nationalbibliografien, bibliotekskatalogisering, DanBib samt Bibliotek.dk.

Som tidligere nævnt er det derfor besluttet, at bestillerfunktionen skal styrkes, og flyttes fra Danskernes Digitale Bibliotek, DDB, til KOMBIT, der i forvejen varetager bestillerfunktionen vedrørende Fælles Bibliotekssystem. Det sker for at etablere en samlet bestillerfunktion af kritisk it-infrastruktur på biblioteksområdet.

KOMBIT har anvendt konsulentfirmaet PriceWaterHouseCoopers til at gennemføre et teknisk review af DBC's systemportefølje, og KOMBIT har selv gennemført en række interviews og workshops om bl.a. governance, drift og økonomi. Foranalysen er færdig og blev forelagt referencegruppen den 26. juni 2019.

Formålet med analysen er:

  • At sikre en succesfuld overdragelse af bestillerfunktionen fra DDB til KOMBIT
  • At bidrage til at overtagelsen sker på en tryg og gennemsigtig måde for alle parter
  • At beskrive et nyt governance-setup
  • At etablere en plan for transition af bestillerfunktion fra DDB til KOMBIT

I løbet af september 2019 forventes KL's bestyrelse at træffe beslutning om bestillerfunktionen og borgerpris.

Vi vil løbende informere om arbejdet i nyhedsbrevene fra FBS og på KOMBITs hjemmeside.

Cicero Surf – skolernes nye webgrænseflade

Skolerne har hidtil benyttet Skoleportalen også kaldet Cicero Web, som webgrænseflade til FBS, men nu er det ved at være slut til fordel for et mere moderne og tidssvarende produkt, Cicero Surf.

Cicero Surf har indtil slutningen af maj været i pilotdrift i en række kommuner, men er nu tilgængelig for samtlige skoler, og fra 1. september 2019 skal alle PLC'er være skiftet til Cicero Surf, da Cicero Web lukker ned.

Det tekniske set-up i forbindelse med skiftet er en udskiftning af internetadressen til Cicero Web https://cicero-web.dk/ med adressen til Cicero Surf https://surf.cicero-suite.com/.

Som i Cicero Web er det også muligt i Cicero Surf at linke direkte til egen skole. "Opskiften" bragte vi i forrige nyhedsbrev, og vi bringer den igen nedenfor.

Der sker ingen konvertering af data i forbindelse med skiftet til Cicero Surf, da Cicero Surf anvender samme datasæt. Dette betyder, at skolerne i en overgangsfase vil kunne anvende Cicero Surf og Cicero Web sideløbende, indtil skolens medarbejdere og elever bliver helt fortrolige med Cicero Surf.

Forventningerne til jer er dog, at I allerede nu tager Cicero Surf i brug til de arbejdsgange, I normalt vil benytte Cicero Web til og ikke venter til slutningen af august.

Dette giver os mulighed for at få rettet evt. fejl og få tjekket om det nye driftsystem kan klare presset fra mange samtidige brugere.

Til gengæld vil medarbejdere og elever allerede nu få fordel af et mere moderne og tidssvarende system, hvor bl.a. arbejdsflowet i forbindelse med booking og reserveringer er mærkbart forbedret.

Systematic har lavet en brugervejledning til Cicero Surf – den kan hentes her: http://fbsudrulning.dk/wp-content/themes/fbs_wp//lib/fbs/tutorials/ajax/getFile.php?fileId=288

I KOMBIT følger vi op på, at alle skoler får skiftet til Cicero Surf inden 31. august via en KLIK-opgave udsendt til systemadministratorerne i kommunerne.

Vi arbejder også på et par andre tiltag til at sikre, at ingen brugere bliver efterladt, når Cicero Web lukker ned til september.

Vi har dog, som nævnt tidligere, en forventning om, at I tager Cicero Surf i brug allerede nu, da den er væsentligt bedre end Cicero Web.

Ny proces for mellemværender

I begyndelsen af september 2019, ændrer vi processen for håndtering af mellemværender i FBS.

Idriftsættelse af automatisering af saldoopgørelsen og den nye udelukkelsesnotifikation sker som et "big bang", hvilket betyder, at det fra det tidspunkt, hvor ændringen er installeret i FBS, ikke længere vil være muligt at køre videre med den nuværende proces, herunder fremsendelse af rykkere.

Læs mere her.

Nye beregningsregler for gebyrer

KOMBIT har været i dialog med Slots-og Kulturstyrelsen omkring forståelse af begrebet "lånetid" særligt i forhold til opkrævning af gebyrer. Slots- og Kulturstyrelsen har i den forbindelse revurderet deres fortolkning af begrebet lånetid i bibliotekslovens § 21, så begrebet lånetid nu fortolkes mere enkelt.

Denne ændring i fortolkningen er KOMBIT i gang med at implementere i beregningsreglerne for gebyrer for FBS. Ændringen vil kun påvirke nogle ganske få gebyrsituationer, og ændringen vurderes samtidig at gøre gebyrreglerne mere gennemsigtige.

GDPR - kategorisering af lånehistorik

I forbindelse med implementeringen af Databeskyttelsesforordningen (GDPR), har FBS modtaget spørgsmål om kategorisering af lånehistorik under GDPR. KOMBIT har på baggrund af Datatilsynets tidligere udtalelser på biblioteksområdet lagt til grund, at lånehistorik er almindelige, men evt. fortrolige oplysninger, men at lånehistorik ikke er følsomme oplysninger i GDPRs forstand. Kategoriseringen af oplysningerne har konkret betydning for det nødvendige sikkerhedsniveau i FBS.

KOMBIT har været i dialog med DDB om emnet, da spørgsmålet er relevant for alle løsninger, der indeholder lånehistorik. DDB har i starten af april i år sendte en forespørgsel til Datatilsynet om bl.a. dette emne, og der pågår nu en dialog med Datatilsynet om dette og andre emner.

KOMBIT afventer derfor konklusionen på denne dialog, før vi tager stilling til eventuelle ændringer i sikkerhedsniveauet.

Nyhedsbrev fra Fælles Bibliotekssystem

Velkommen til denne måneds nyhedsbrev fra FBS.

Foranalyse af bestillerfunktion over for DBC

Folketinget behandlede godkendte L 183 - Forslag til lov om ændring af lov om biblioteksvirksomhed den 23. april 2019. Lovforslaget skal ses i sammenhæng med et planlagt salg af den statslige aktiepost i DBC A/S til KL.

Vi forventer derfor, at kommunerne pr. 1. januar 2020 overtager ejerskabet af DBC A/S. DBC er som bekendt leverandør af kritisk infrastruktur på biblioteksområdet, såsom nationalbibliografien, bibliotekskatalogisering, DanBib samt Bibliotek.dk.

Som tidligere nævnt er det derfor besluttet, at bestillerfunktionen skal styrkes, og flyttes fra Danskernes Digitale Bibliotek, DDB, til KOMBIT, der i forvejen varetager bestillerfunktionen vedrørende Fælles Bibliotekssystem. Det sker for at etablere en samlet bestillerfunktion af kritisk it-infrastruktur på biblioteksområdet.

KOMBIT har anvendt konsulentfirmaet PriceWaterHouseCoopers til at gennemføre et teknisk review af DBC's systemportefølje, og KOMBIT har selv gennemført en række interviews og workshops om bl.a. governance, drift og økonomi. Foranalysen er færdig og blev forelagt referencegruppen den 26. juni 2019.

Formålet med analysen er:

. At sikre en succesfuld overdragelse af bestillerfunktionen fra DDB til KOMBIT

. At bidrage til at overtagelsen sker på en tryg og gennemsigtig måde for alle parter

. At beskrive et nyt governance-setup

. At etablere en plan for transition af bestillerfunktion fra DDB til KOMBIT

I løbet af september 2019 forventes KL's bestyrelse at træffe beslutning om bestillerfunktionen og borgerpris.

Vi vil løbende informere om arbejdet i nyhedsbrevene fra FBS og på KOMBITs hjemmeside.

Cicero Surf – skolernes nye webgrænseflade

Skolerne har hidtil benyttet Skoleportalen også kaldet Cicero Web, som webgrænseflade til FBS, men nu er det ved at være slut til fordel for et mere moderne og tidssvarende produkt, Cicero Surf.

Cicero Surf har indtil slutningen af maj været i pilotdrift i en række kommuner, men er nu tilgængelig for samtlige skoler, og fra 1. september 2019 skal alle PLC'er være skiftet til Cicero Surf, da Cicero Web lukker ned.

Det tekniske set-up i forbindelse med skiftet er en udskiftning af internetadressen til Cicero Web https://cicero-web.dk/ med adressen til Cicero Surf https://surf.cicero-suite.com/.

Som i Cicero Web er det også muligt i Cicero Surf at linke direkte til egen skole. "Opskiften" bragte vi i forrige nyhedsbrev, og vi bringer den igen nedenfor.

Der sker ingen konvertering af data i forbindelse med skiftet til Cicero Surf, da Cicero Surf anvender samme datasæt. Dette betyder, at skolerne i en overgangsfase vil kunne anvende Cicero Surf og Cicero Web sideløbende, indtil skolens medarbejdere og elever bliver helt fortrolige med Cicero Surf.

Forventningerne til jer er dog, at I allerede nu tager Cicero Surf i brug til de arbejdsgange, I normalt vil benytte Cicero Web til og ikke venter til slutningen af august.

Dette giver os mulighed for at få rettet evt. fejl og få tjekket om det nye driftsystem kan klare presset fra mange samtidige brugere.

Til gengæld vil medarbejdere og elever allerede nu få fordel af et mere moderne og tidssvarende system, hvor bl.a. arbejdsflowet i forbindelse med booking og reserveringer er mærkbart forbedret.

Systematic har lavet en brugervejledning til Cicero Surf – den kan hentes her: http://fbsudrulning.dk/wp-content/themes/fbs_wp//lib/fbs/tutorials/ajax/getFile.php?fileId=288

I KOMBIT følger vi op på, at alle skoler får skiftet til Cicero Surf inden 31. august via en KLIK-opgave udsendt til systemadministratorerne i kommunerne.

Vi arbejder også på et par andre tiltag til at sikre, at ingen brugere bliver efterladt, når Cicero Web lukker ned til september.

Vi har dog, som nævnt tidligere, en forventning om, at I tager Cicero Surf i brug allerede nu, da den er væsentligt bedre end Cicero Web.

Genvej til din skole i Cicero Surf

Vil du slippe for at vælge din skole, hver gang du skal bruge Cicero Surf, så kan du linke direkte, hvis du erstatter 661515 i linket neden for med din skoles biblioteksnummer.

https://surf.cicero-suite.com/institution/DK-661515

Du kan finde biblioteksnummeret på login-skærmen i den administrative klient (LMS):

Åbn linket i din browser og føj den til Favoritter. Genvejen Alt + Z åbner menuen Føj til favoritter i Internet Explorer.

Du kan også browse dig frem til din skole på https://surf.cicero-suite.com/. Når du har fundet din skole, åbner du menuen Føj til favoritter med genvejen (Alt + Z)

Ønsker du, at Internet Explorer skal starte i Cicero Surf/din skole finder du en vejledning til det her.

Ny proces for mellemværender

I begyndelsen af september 2019, ændrer vi processen for håndtering af mellemværender i FBS.

Idriftsættelse af automatisering af saldoopgørelsen og den nye udelukkelsesnotifikation sker som et "big bang", hvilket betyder, at det fra det tidspunkt, hvor ændringen er installeret i FBS, ikke længere vil være muligt at køre videre med den nuværende proces, herunder fremsendelse af rykkere.

Læs mere her.

Nye beregningsregler for gebyrer

KOMBIT har været i dialog med Slots-og Kulturstyrelsen omkring forståelse af begrebet "lånetid" særligt i forhold til opkrævning af gebyrer. Slots- og Kulturstyrelsen har i den forbindelse revurderet deres fortolkning af begrebet lånetid i bibliotekslovens § 21, så begrebet lånetid nu fortolkes mere enkelt.

Denne ændring i fortolkningen er KOMBIT i gang med at implementere i beregningsreglerne for gebyrer for FBS. Ændringen vil kun påvirke nogle ganske få gebyrsituationer, og ændringen vurderes samtidig at gøre gebyrreglerne mere gennemsigtige.

GDPR - kategorisering af lånehistorik

I forbindelse med implementeringen af Databeskyttelsesforordningen (GDPR), har FBS modtaget spørgsmål om kategorisering af lånehistorik under GDPR. KOMBIT har på baggrund af Datatilsynets tidligere udtalelser på biblioteksområdet lagt til grund, at lånehistorik er almindelige, men evt. fortrolige oplysninger, men at lånehistorik ikke er følsomme oplysninger i GDPRs forstand. Kategoriseringen af oplysningerne har konkret betydning for det nødvendige sikkerhedsniveau i FBS.

KOMBIT har været i dialog med DDB om emnet, da spørgsmålet er relevant for alle løsninger, der indeholder lånehistorik. DDB har i starten af april i år sendte en forespørgsel til Datatilsynet om bl.a. dette emne, og der pågår nu en dialog med Datatilsynet om dette og andre emner.

KOMBIT afventer derfor konklusionen på denne dialog, før vi tager stilling til eventuelle ændringer i sikkerhedsniveauet.

Orientering om debitorintegration til FBS

Formålet med debitorintegrationen er at flytte opkrævningsopgaven af mellemværender med borger fra bibliotekerne til kommunens debitorafdeling, samt at have muligheden for at sende krav til borgere videre til inddrivelse hos SKAT. Den nuværende version af snitfladen (version 1) opfylder kun det første formål. Der bliver derfor udarbejdet en ny version (version 3), som overholder de nye krav til fordringer fra SKATs Gældstyrelse. Debitorintegration, version 3 er en forudsætning for, at krav kan overdrages til SKAT for inddrivelse.

Hvis en kommune vælger at tage debitorsnitflade version 1 i brug, vil det derfor kræve en konvertering af fordringer (krav), som er overført vha. version 1, da disse fordringer ikke lever op til Gældstyrelsens nye formatkrav og krav til metadata. Prisen for konverteringsopgaven pr. kommuner er ikke fastsat.

Version 1 af integrationen har kun envejskommunikation, dvs. den alene giver mulighed for at aflevere krav fra FBS til debitorsystemet. Version 3 har 2-vejskommunikation med aflevering af krav til debitor, og efterfølgende automatisk opdatering af FBS. Kommuner, der tager version 1 i brug, skal derfor dagligt manuelt opdatere FBS - med de indbetalinger, som er modtaget via debitorsystemet.

Dette giver en anledning til at fraråde kommunerne at overføre fordringer manuelt til debitorsystemet, da disse fordringer også fremover (efter integrationen evt. er taget i brug) vil skulle håndteres manuelt. Den manuelle håndtering (af manuelt overførte fordringer) er uafhængig af versionen af integrationen.

København har som den første kommune taget debitorsnitflade version 1 i brug i december 2018. Da København var den første kommune, har kommunen brugt en del ressourcer (tid og økonomi) på test. Resultatet af testen har medført nogle nødvendige tilpasninger af FBS.

Den første kommune, som tager integration version 1 i brug i forhold til et debitorsystem er ansvarlig for test op imod det pågældende debitorsystem. Dvs. den første kommune, som benytter EG henholdsvis Fujitsu skal medregne tid og økonomi til en test, tilsvarende den København har foretaget i forhold til KMD Opus. For version 3 sikrer KOMBIT, at der bliver foretaget test op imod alle tre debitorleverandører.

KOMBIT og København har evalueret Københavns forløb, og resultatet er behandlet på sidste styregruppemøde. Det blev besluttet på styregruppemødet, at KOMBIT's FBS-projekt kun i meget begrænset omfang skal hjælpe med implementeringen af og ændringer af FBS i forhold til version 1, og at kommunerne derfor må være forberedt på selv at påtage sig opgaverne og omkostningerne.

København har nu kørt i 5 - 6 måneder og den daglige drift kører nu fint, men København har de første 4 - 5 måneder oplevet, at fejl/mangler gav en uregelmæssighed i driften, samt en periode med behov for tæt koordinering mellem FBS, Serviceplatformen og KMD Opus mht. fejlhåndtering og overførsel af fordringer fra FBS til debitor. København har endnu ikke dannet og udsendt erstatningskrav i FBS, da dette vil kræve et nøje planlagt forløb og koordinering med både Serviceplatform og KMD Opus, for at disse kan håndtere den øgede datamængde i den pågældende periode. Det har vist sig, at overførsel af store mængder af fordringer på en gang har givet fejl, som har taget tid at rette op på. København afventer, at der kommer en løsning på dette problem, inden opgaven med at overføre alle erstatningskrav kan gå i gang.

På grund af den store mængde af fordringer, samt den manglende 2-vejskommunikation (i version 1) har København i en periode afsat ekstra personaleressourcer til at følge op på overførte krav, fejlhåndtering, samt sikre den manuelle opdatering af FBS på baggrund af betalingslister fra debitorsystemet.

Kommunens vurdering af business case og beslutning om at tage version 1 i brug eller vente på version 3 er op til den enkelte kommune. Kommuner, som vælger at tage debitorintegration version 1 i brug må regne med at afsætte ressourcer til test, konvertering samt to implementeringsforløb. Der vil for version 1 være en udgift til at få overført tidligere dannede fordringer, da dette typisk vil være en større mængde data, som kræver et "håndholdt job", som kræver koordinering mellem FBS, Serviceplatform og debitorsystem. I den daglige drift vil kommunen skulle foretage en manuel opdatering af FBS på baggrund af lister over indbetalinger foretaget til debitorsystemet, dette fordi version 1 kun har envejskommunikation. Kommunen skal desuden være forberedt på en konverteringsopgave, når version 3 tages i brug, for at kommunen kan leve op til SKAT krav til fordringer.

Debitorintegration version 3 er testet i forhold til samtlige debitorleverandører i Q1 2020.

Tips & Tricks: Oplysninger til brug i materialevalget i Konfigureret visning

DBC producerer en række oplysninger specifikt rettet mod materialevalget. Disse oplysninger fremgår af den særlige materialevalgsnote i felt 991.

Felt 991*o vises i danMarc2 formatet i FBS, men er ikke en del af standardvisningsformatet i FBS, men I kan også opsætte Konfigureret visning til at indeholde felt 991.

For at opsætte felt 991 i Konfigureret visning skal du have systemadministratorrettigheder.

Gå til F7 Sysadmin àServeropsætning

Vælg Kategori: Bibliografisk Post, Parameternavn: Opsæt "Konfigureret visning" i detaljesiden for bibliografisk post.

Åbn detaljevisning og udskift

Hvis I ikke tidligere har ændret i konfiguret visning, kan I også vælge at erstatte hele den nuværende konfiguration med denne.

I kan tjekke den nye konfiguration ved at lave en søgning på ns=roskilde*

Klik på en af posterne i søgeresultatet.

Vælg Konfigureret Visning. Felt 991 vil nu blive vist under For materialevalg (nederst i visningen).

Ud over felt 991 indeholder felt 520 Note om værkets bibliografiske historie også oplysninger til brug for materialevalg, men dette felt er allerede en del af standardskabelonen til Konfigureret visning.

Felt 520 vises som Udgaver i Konfigureret visning.

Husk at informere jeres materialevalgsansvarlige om muligheden for at se oplysninger fra Felt 991 i Konfigureret visning.

Eksempler på materialevalgsnoter

Nedenfor ses eksempler fra DBC på en del faste materialevalgsnoter, men herudover bruges feltet også, hvis DBC vurderer at have relevante oplysninger til materialevalget, eller der skal advares om uregelmæssigheder vedr. den enkelte titel.

Note om tilhørende materialer, der er optaget selvstændigt:

991*o Tilhørende cd optaget i BKMååååuu (faustnr.)

991*o Tilhørende sangbog optaget i BKMååååuu (faustnr.)

991*o Tilhørende kopimappe optaget i: Dansk bogfortegnelse (faustnr.)

Materialer der ikke optages eller tidligere har været optaget i nationalbibliografiske fortegnelser:

991*o Optaget i: Dansk bogfortegnelse ååååuu

991*o Optages ikke i: Dansk bogfortegnelse

991*o Tematidsskrift. Optages ikke i: Dansk bogfortegnelse

991*o Optaget i: Dansk lydfortegnelse ååååuu

991*o Optaget i: Dansk billedfortegnelse ååååuu

Noter om udgaveændringer, der citeres fra bogens forord mv.:

991*o "... opdateret og udvidet med nye afsnit om bl.a. styrkelse af nuklear sikkerhed, Marshalløernes sagsanlæg mod atomvåbenstaterne..."

991*o "... meget få ændringer ... 4. udgave kan ... bruges sammen med denne ..."

Noter til en trykt bog, der også findes som ebog:

991*o Onlineversion optaget i denne uges BKM (faustnr.)

991*o Onlineversion tidligere optaget i BKMååååuu (faustnr.)

Noter til engelsksproget bog, der også findes i en dansk udgave:

991*o Dansk udgave optaget i denne uges BKMååååuu (faustnr.)

991*o Dansk udgave optaget i BKMååååuu (faustnr.)

Note til bøger der har fået udarbejdet en ny lektørudtalelse:

991*o OBS! Tidligere optaget i BKMååååuu. Genoptaget pga. ny lektørudtalelse


Summary: Folketinget behandlede godkendte L 183 - Forslag til lov om ændring af lov om biblioteksvirksomhed den 23. april 2019. Lovforslaget skal ses i sammenhæng med et planlagt salg af den statslige aktiepost i DBC A/S til KL.
Publication Year:2019
Type of Material:Press Release
LanguageEnglish
Date Issued:June 29, 2019
Publisher:KOMBIT
Company:
Company: KOMBIT
Products: Cicero
Permalink: https://librarytechnology.org/pr/24418

LTG Bibliography Record number: 24418. Created: 2019-06-29 11:48:56; Last Modified: 2019-06-29 11:52:07.