Library Technology Guides

Product and Company News and Announcements

Press Release: KOMBIT [December 20, 2017]

Nyhedsbrev fra Fælles Bibliotekssystem

Julehilsen fra projektleder for FBS

Jesper Munch Jespersen

Kære biblioteker og skoler

I årets sidste nyhedsbrev vil jeg gerne benytte lejligheden til at gøre kort status for året der gik.

For både biblioteker og FBS-projektet har 2017 været et travlt og begivenhedsrigt år. Året har været præget af, at vi har kørt fire spor samtidig. De fire spor - drift, udvikling (modtagelse af leverance), udrulning af kommuner og ændringsstyring - har krævet forskellige hensyn, hvor vi har prioriteret driften højest, samtidig med at vi har gjort alt hvad vi kunne for at lukke sporene for udrulning og udvikling.

Driften af FBS har været udfordret i flere omgange på grund af for lange svartider, dels i FBS og dels i Databrønden. I første omgang iværksatte vi tidligt på året en handlingsplan for FBS for at sikre acceptable svartider. Derudover anskaffede vi i midten af august et nyt driftsmiljø, som vi havde store forventninger til. Disse forventninger er dog desværre ikke helt blevet indfriet, da der siden har været store problemer med performance efter download af klienter, databasefejl mm. Det er naturligvis uacceptabelt, og jeg forstår godt den frustration, som der gives udtryk for blandt biblioteker og skoler.

Jeg vil gerne understrege, at leverandøren Systematic fuldt ud har anerkendt, at situationen er og har været uholdbar, og at de tager problemerne meget alvorligt. Efter aftale med KOMBIT har Systematic udarbejdet og iværksat en plan, der skal føre til bedre drift. Flere tiltag er allerede gennemført, og vi følger resultaterne tæt for at kunne foretage yderligere tiltag, hvis det bliver nødvendigt.

Biblioteker og skoler har også udfordringer med for lange svartider fra DBC's databrønd, når de arbejder i FBS. Dette er vi i dialog om med DBC. Desuden kan der være lokale problemstillinger forbundet med opsætninger af programmel og udstyr.

I forhold til Systematics leverance af Fælles Bibliotekssystem, så er der nu kun ganske lidt, der udestår. Det drejer sig primært om dokumentation af systemet. De sidste leverancer har været præget af særligt udfordringer med statistikrapporter. Her har vi oplevet en del fejl, og det har forsinket afrapporteringen til Slots- og Kulturstyrelsen. Det er naturligvis ikke tilfredsstillende, og vi forstår godt den utilfredshed, der har været med at skulle udføre de samme opgaver flere gange. Fejlene har også medvirket til, at Slots- og kulturstyrelsen ikke har kunne færdiggøre deres rapport Bibliotekerne i tal rettidigt, hvilket vi også har beklaget over for dem.

I efteråret 2017 fik vi introduceret en ændringsønskeportal, så vi nu har en bedre og mere gennemsigtig proces for indmelding af ændringsønsker. Vi har også gennemført ændringer i supportmodellen, der giver flere ressourcer til videreudvikling og skal understøtte den interne videndeling i kommunerne.

Som bekendt har 96 kommuner og Sydslesvig Centralbibliotek her ved udgangen af 2017 taget FBS i brug. Dette var en væsentlig milepæl for projektet. Udrulningen er kørt tilfredsstillende, selvom det naturligvis har været en stor udfordring for mange kommunerne at tage det nye fælles system i brug. Så stor tak for indsatsen til alle nye kommuner i 2017.

2018 bliver et spændende år for FBS. Sønderborg kommer på som den sidste kommune i foråret og med udrulningen færdiggjort er der mulighed for at fokusere på arbejdet med at videreudvikle og forbedre løsningen. I januar udsender vi igen en brugertilfredshedsundersøgelse, og i april afholder vi årsmøde. Derudover skal der til sommer gennemføres et valg til styregruppen, da fire kommunale medlemmer er på valg.

Jeg vil gerne takke for samarbejdet i 2017 og ønske jer alle sammen og jeres familier en glædelig jul og et godt nytår.

Referat fra styregruppemøde

Den 29. november 2017 mødtes styregruppen for Fællesskabet FBS for sidste gang i år. På dagsordenen var blandt andet drift, udvikling og videreudvikling.

Næste møde i styregruppen bliver den 21. februar 2018.

Du kan læse hele referatet fra styregruppemødet i november her.

Brugertilfredshedsundersøgelsen 2018

I januar vil KOMBIT igen gennemføre en undersøgelse af brugertilfredsheden med FBS. Undersøgelsen bliver i det store hele en kopi af undersøgelsen fra 2017, så det er muligt at sammenligne resultaterne.

Repræsentanter fra alle kommuner vil modtage et link til undersøgelsen i første halvdel af januar.

Status på driften af FBS

I november oplevede vi desværre en del serviceudfald på FBS. Måneden bød på fire major incidents, der tilsammen igen gav løsningen en rød driftsstatus.

I slutningen af november nedsatte FBS-projektet derfor en såkaldt SRT-arbejdsgruppe. SRT står i denne forbindelse for Service Restoration Team, og arbejdsgruppen har til opgave at endevende infrastrukturen, søge, finde og rette alle kritiske fejl, og dermed bringe systemet i stabil drift. Denne øvelse er ved at være overstået, og vi har tydeligt kunne følge forbedringerne.

Desværre løb vi her til morgen ca. 06:50 ind i endnu en major incident, hvor applikationsserverne mistede forbindelsen til databasen. Der blev foretaget failover, og løsningen var igen tilgængelig 07:30. Vi finder også årsagen til det seneste nedbrud og får rettet fejlen.

Systematic har i dag onsdag d. 20. december sendt et nyhedsbrev ud, der mere detaljeret beretter om driften for november, samt hvilke tiltag de har i pipeline.

Kom med til videndelingsdag om FBS

KOMBIT og Styregruppen for FBS inviterer til en dag med fokus på videndeling på tværs af FBS. Den 24 januar 2018 byder vi velkommen til op til to superbrugere eller systemadministratorer fra hvert folkebibliotek til en dag med fokus på videndeling på tværs af FBS med faglige oplæg omkring udvalgte emner. Det er gratis at deltage.

Formålet med workshoppen er dels at give deltagerne konkrete eksempler på at løse opgaver fra hverdagen, dels at drøfte hvordan folkebibliotekerne fremadrettet kan skabe et videndelingsmiljø til gavn for sig selv men ikke mindst kollegaer fra skoleområdet.

Læs mere og tilmeld dig her.

Husk at indmelde driftsproblemer

Som nævnt andre steder i dette nyhedsbrev er både Systematic og KOMBIT meget opmærksomme på udfordringerne med for lange svartider og databasenedbrud. Systematic udsender løbende status for, hvilke tiltag der er gennemført, og hvad de påtænker at gøre for at sikre yderligere driftsoptimeringer.

Det er dog fortsat vigtigt, at alle driftsforstyrrelser bliver meldt ind til Systematics Servicedesk, så de har mulighed for at undersøge og reagere på problemet. Hvis man oplever driftsforstyrrelser, som ikke fremgår af Systematics driftsstatusside, bør en supportberettiget bruger fra kommunen hurtigst muligt melde fejlen ind til Systematic. Hvis du er i tvivl om, hvem der er supportberettiget bruger i din kommune, kan du finde en liste her.

Folkebiblioteksstatistik 2017

Rapporten laanere (optælling af aktive låntagere) skal helst udtrækkes tæt på årsskiftet 2017 for at være korrekt.

I behøver dog ikke sidde standby nytårsnat, men kan i stedet oprette et abonnement på rapporten og få den leveret på e-mail.

Læs mere om opsætning af automatiske rapporter i afsnit 2.1 i "Cicero statistikmodul – brugervejledning".

Startdatoen for rapporten laanere for 2017 sættes til 1.1. 2017 – leveringsdatoen enten 31.12. 2017 så tæt på midnat evt. 1.1.2018 umiddelbart efter midnat.

I skal sætte flueben i "Include report" – da linket først generer rapporten, når det aktiveres.

Månedens FBS-bruger: Skive Bibliotek.

FBS har erstattet en række forskellige systemer, og med FBS har alle nye brugere derfor skulle vænne sig til nye arbejdsgange og -metoder. Det har i mange tilfælde givet anledning til frustration. Men i Skive har man valgt at gå pragmatisk til den nye løsning.

"Vi har den tilgang, at man enten kan bruge rigtigt meget tid på at prøve at lave systemet om eller rigtig meget tid på at ærge sig over det nye. Eller også kan man forsøge at lægge vores arbejdsprocesser efter det," fortæller bibliotekschef Kristine Nygaard Ledet fra Skive Bibliotek.

Som eksempel nævner Kristine Ledel, at man i Skive har valgt at lave om på reglerne for fornyelser og bøder.

"Det var relativt nemt at forklare, at det skyldes en nyt it-system, og så behøvede vi ikke at bruge så meget tid på at diskuttere det" fortæller hun.

I Skive overgik man først til FBS i september 2017 og var dermed blandt de sidste kommuner, der tog FBS i brug. Det har naturligvis betydet, at man har kunne høste af andre kommuners erfaringer, og det har man i høj grad gjort brug af. Desuden har man været godt hjulpet på vej af, at man allerede i mange år har haft tæt parløb mellem skoler og folkebiblioteker.

"Hos os har skolerne nok haft det lidt sådan: ‘Nå, var det ikke andet'." fortæller Kristine Ledet, som mener, at det langt hen ad vejen skyldes, at man i forvejen arbejdede tæt sammen:

"Vi lavede i forvejen alle deres rettelser og har en god dialog".

Alt i alt synes Kristine Ledet, at det har været en ok oplevelse at overgå til FBS, selvom hun naturligvis også har oplevet frustrationer.

"Man kan vel sige at FBS kan mindre end det gamle system, og det gamle kunne mere end vi havde brug for" slutter hun med et smil.

Ændring i opsætning for supportberettigede brugere

Da den nye supportmodel for FBS blev taget i brug i efteråret 2017 opstod der et problem for supportberettigede brugere, der ringede gennem en omstilling. Det var naturligvis uhensigtsmæssigt, og derfor har Systematic og KOMBIT nu fundet en løsning, så disse brugere alligevel kan ringe til supporten.

Supportberettigede brugere, der ringer gennem en omstilling og stadig har problemer med at komme igennem til Systematic, skal justere deres brugerprofil ved at skrive til bibsys@kombit.dk.

Fremadrettet skal kommuner, der har ændringer til, hvem der skal være supportberettiget bruger i kommunen ligeledes skrive til bibsys@kombit.dk.

Fjernlån – Husk altid kvittering

DBC oplever fra tid til anden, at I undlader at bede om kvittering, når I bestiller materialer i netpunkt.dk og i BOB.

FBS skal ALTID have en kvittering - dette gælder også i situationer ved flere bestillinger af samme titel til fx læsekredse.

I kan læse mere om "Brug af netpunkt og FBS" her.

Årsmødet 2018

Årsmødet 2018 for Fællesskabet FBS bliver afholdt i Vejle den 11. april 2018. Mødet henvender sig biblioteks- og skolechefer.

Udover en gennemgang af årsrapporten 2017 og en præsentation af vores forventninger til 2018, vil programmet denne gang indeholde aktuelle og relevante oplæg fra kommuner eller samarbejdspartnere. Tilmeldingen til mødet åbner i begyndelsen af 2018.


Summary: Velkommen til december måneds nyhedsbrev fra FBS, hvor du blandt andet kan læse om drift, support og det seneste styregruppemøde.
Publication Year:2017
Type of Material:Press Release
LanguageEnglish
Date Issued:December 20, 2017
Publisher:KOMBIT
Company:
Company: KOMBIT
Permalink: https://librarytechnology.org/pr/23113

LTG Bibliography Record number: 23113. Created: 2017-12-20 06:06:41; Last Modified: 2017-12-20 06:11:16.