Library Technology Guides

Product and Company News and Announcements

Press Release: KOMBIT [November 27, 2017]

Nyhedsbrev fra Fælles Bibliotekssystem

Holbæk er nu blevet dansk kommune nr. 96 på FBS. Dermed er alle de kommuner, der var del af den oprindelige plan gået i drift med FBS og den egentlige udrulningsproces er afsluttet. Det kan du læse mere om i dette nyhedsbrev, hvor vi også fortæller mere om den nye supportstruktur, om kommende videreudviklingstiltag og om arbejdet med at formindske svartiderne.

Udrulningsfasen afsluttet

Med de seneste idriftsættelser i Holbæk og København er FBS nu udrullet til i alt 96 kommuner og Dansk Centralbibliotek for Sydslesvig . Dermed er den egentlige udrulningsfase afsluttet, og det er naturligvis en vigtig milepæl for projektet. Vi afventer nu de absolut sidste leverancer fra Systematic til udviklingssporet, før vi også kan lukke dette og gå over til at fokusere på konsolidering og videreudvikling.

FBS har erstattet de seks forskellige systemer, der før håndterede biblioteksopgaver for folkebiblioteker og skoler. Udviklingen og udrulningen af FBS har derfor været en stor opgave for alle, og det er vel heller ikke nogen hemmelighed, at der har været bump på vejen.

Udrulningen af FBS begyndte som bekendt i 2015 med pilotudrulningen af Horsens og Aabenraa kommuner. Den egentlige udrulning fortsatte i april 2016, og der er efterfølgende gennemført 95 udrulninger. Og selv om vi nu lukker udrulningssporet ned, gemmer vi det ikke alt for godt væk, da Sønderborg - som fornyligt valgte at tilslutte sig FBS - tager løsningen i drift i foråret 2018.

Tak til alle kommuner for jeres indsats i forbindelse med udviklingen og udrulningen af FBS,

Undersøgelse af svartider

Vi hører stadig jævnligt fra brugere, der er udfordret af lange svartider. Derfor vil KOMBIT og Systematic snart gennemføre en kampagne, hvor vi beder brugere om at melde alle udfordringer med svartider ind til Systematic via supportorganisationen, så vi kan få et bedreanalysegrundlag til at finde ud af, hvor og hvornår udfordringerne med svartider opstår.

Vi forventer at kampagnen vil begynde i december og vil sende mere information ud inden for de kommende uger.

Ændringer i support via telefon

I forbindelse med indførelsen af den nye metode for support opstod der problemer med at ringe ind for brugere, der ringer gennem en omstilling. Dette problem har KOMBIT og Systematic siden arbejdet for at finde en løsning på.

Alle supportberettigede brugere vil modtage yderligere information indenfor kort tid.

Nyt om videreudvikling

På et møde den 1. november 2017 behandlede videreudviklingsudvalget ændringsønsker til print, lister og skabeloner, ændringsønsker til Skoleportalen, ændringer til IMS-integration, API og statistik.

Udvalget behandlede mere end 35 ønsker, hvoraf halvdelen nu går videre til yderligere analyse med henblik på godkendelse i FBS styregruppen. Som eksempler kan nævnes:

  • klassebetegnelse (i.e. lånergrupper) på reservationsnoter
  • cgenere lister over reservationer ældre end x-dage
  • notefelt til reservationer

KOMBIT opdaterer snarest status på fbsændringsønsker.dk på de behandlede ønsker.

Ændringsønsker med status "Analyseres" er ændringsønsker, som videreudviklingsudvalget forventer at indstille til godkendelse i FBS styregruppen. Afviste ændringsønsker får status "Udvikles ikke". Ændringsønsker, som godkendes til videreudvikling af FBS styregruppen får status "Accepteret".

På kombit.dk offentliggør vi også, hvilke ændringsønsker FBS styregruppen har godkendt eller afvist.

Der er nu mere end 310 ændringsønsker til FBS. Videreudviklingsudvalget henstiller derfor til, at man nøje overvejer ændringsønskets effekt og værdi, inden det bliver oprettet på fbsændringsønsker.dk, da udvalget kan få vanskeligt ved at give hvert ønske en kvalificeret behandling, hvis indrapporteringen af ønsker bliver ved med at stige med samme hastighed. Indsend derfor kun de højt prioriterede ændringsønsker.

Fredensborg samler viden hos specialister

I Fredensborg har den nye supportmodel ikke betydet de helt store omvæltninger. Har her man nemlig allerede for lang tid siden besluttet, at al kontakt til supporten skulle gå gennem de tre systemadministratorer.

Det fortæller Jørgen Holst-Rasmussen fra Fredensborg Bibliotekerne om her:

Vi er kommunens filter" forklarer Jørgen Holst-Rasmussen, som blandt andet arbejder med it på Fredensborg Bibliotekerne og forklarer videre:

"I Fredensborg har vi lavet en konstruktion, hvor de to systemadministratorer på folkebibliotekerne og systemadministratoren på PLC fungerer som support i organisationen. Hvis det så er nødvendigt, tager vi kontakten videre til Systematics support".

I Fredensborg har man valgt denne konstruktion, fordi man mener det løser problemerne hurtigere og nemmere, end hvis alle skal kunne ringe ind til en central support.

"Brugerne kan jo ofte ikke gennemskue, hvor problemerne egentlig ligger. Om det fx er netværk eller lokalt udstyr, der er nede, eller om der er tale om en kendt fejl i systemet. Det er ikke mindst vigtigt at have kontrolleret, om sagen allerede er kørende og om det eksempelvis er en fælles fejl, som der allerede arbejdes på. Derfor er det vigtigt, at der sidder nogen i organisationen, der gennemgår de mulige problemårsager før Systematic Support kontaktes."

Kommunikation er vigtigt

I Fredensborg har de to systemadministratorer forskellig baggrund. Hvor Jørgen Holst-Rasmussen har en it-faglig baggrund og er rigtig god til det tekniske, er hans systemadministrator-kollega bibliotekar og ekspert i brugen af FBS. Og det er helt klart en fordel ifølge Jørgen Holst-Rasmussen:

"Vi kan jo ikke alle sammen være specialister i alt. Og vi er jo blevet systemadministratorer, fordi ledelsen har tillid til at vi kan administrere de problemer, der opstår."

I Fredensborg sidder folkebibliotekerne i fire forskellige huse. Derfor pointerer Jørgen Holst-Rasmussen, at den hurtige kommunikation til kollegerne er vigtig. Han sender fx mail ud, når han bliver opmærksom på et problem, og når det er løst. Desuden er han i løbende kontakt med systemadministratoren på PLC og sender besked videre, hvis en oplysning kunne tænkes at være relevant for PLC.

Udfordringer ved ferie

Selvom Jørgen Holst-Rasmussen altså ser mange fordele i den nye supportorganisation i FBS, som blot afspejler den virkelighed han altid har haft, oplever han dog også en væsentlig udfordring. Nemlig at det giver problemer, når de supportberettigede brugere er syge eller på ferie. Han er endvidere, som andre biblioteker og PLC, utilfreds med, at man kun må ringe fra enkelte udvalgte telefonnumre, men her er han fortrøstningsfuld i forhold til, at KOMBIT og Systematic finder en løsning, der er brugbar i dagligdagen.

Jørgen Holst-Rasmussen har efterhånden rigtig mange års erfaring med it-løsninger. Og herfra mener han at det er meget væsentligt, at man har respekt for supportnetværket:

"De sidder jo med rigtig mange biblioteker og problemer, og derfor er det vigtigt, at man bruger deres tid fornuftigt. Det giver fx ikke mening at ringe om at Cicero er sløv, hvis man på supportsiden kan læse, at det netop er tilfældet, og at man arbejder på sagen " fortæller han, men pointerer samtidig, at han så naturligvis forventer, at respekten går begge veje:

"Til gengæld forventer jeg jo så, at de arbejder for at løse mine problemer hurtigt og effektivt."

En anden erfaring Jørgen Holst-Rasmussen gerne vil give videre, er at skriftlig kommunikation næsten altid er at foretrække fremfor telefonisk:

"Man skal altid lige give sig tid til at tænke over problemet, inden man bare i panik kaster sig over telefonen og ringer. Og det foregår bedst ved, at man sætter sig til at beskrive problemet på skrift. Og man kan jo altid i sagen bede om at blive ringet op for at konkretisere problemet. Desuden så er det mig, der bestemmer formuleringen i en supportsag, ikke en tekniker, som måske ikke kender til biblioteksprocedurer. Mit ansvar er så at sikre, at jeg formulerer mig præcist og relevant."

Status for debitorintegration

Integrationen mellem FBS og debitorsystemerne er nu udviklet, implementeret og testet hos alle parter med undtagelse af EG, hvor selve hvor selve transportmekanismen fortsat er under udvikling.

Teknisk set opfatter Fælles Bibliotekssystem ingen af de gebyrer eller erstatninger, der findes i Fælles Bibliotekssystem, som sendt til debitorsystemet. Det er uagtet om gebyrerne eller erstatningerne har status "Sendt til inddrivelse". Det betyder, at et eksisterende gebyr eller erstatning og alle historiske transaktioner for dette, vil blive sendt til debitorsystemet, når der sker en opdatering (betaling/nedskrivning).

Gebyret eller erstatningen kan dog allerede være lagt i debitorsystemet manuelt. Dette krav i debitorsystemet kender Fælles Bibliotekssystem ikke, og der vil derfor blive oprettet et nyt krav for gebyret eller erstatningen – Så der opstår to krav i debitorsystemet for samme gebyr eller erstatning.

For at undgå dette har KOMBIT i samråd med kommuner og Systematic besluttet, at Fælles Bibliotekssystem kun skal sende gebyrer og mellemværender til debitorsystemet, som er opstået efter integrationen er aktiveret. Denne funktionalitet kræver en ændring, som er bestilt hos Systematic som CPX0117 Debitorintegration - Håndtering af eksisterende mellemværender. KOMBIT fraråder derfor, at integrationen tages i brug før denne CPX er udviklet. Dette vil ske i 2018.

Sæt kryds ud for den 11. maj 2018

Årsmødet for Fællesskabet FBS forventes at blive afholdt den 11. april 2018 i Jylland. Ligesom sidste år vil vi opfordre til at kommunerne sender bibliotekschefer og PLC-chefer.

Årsmødet er beskrevet i vedtægterne for Fælleskabet FBS, og på dagsordenen vil blandt andet være beretning og præsentation af årsrapporten. Desuden forventer vi at finde oplægsholdere, som kan komme med gode eksempler og ideer til brug af FBS.

Invitationerne til mødet bliver sendt ud i begyndelsen af det nye år, men sæt allerede nu kryds i kalenderen.

Du kan læse om mødet i 2017 og se årsrapporten her.

Indsamling af kontaktoplysninger

Vi hører tit fra kommunerne at de oplever ikke at modtage relevant information fra FBS. Derfor vil vi i december gå i gang med at indsamle kontaktoplysninger på følgende grupper i kommunerne:

. Bibliotekschefer

. FBS-projektledere eller -kontaktpersoner i kommunerne

. Skolechefer

Vi vil derefter blandt andet skrive til dem og opfordre dem til at tilmelde sig nyhedsbrevet. Vi håber, at indsamlingen af kontaktoplysninger vil forbedre oplevelsen af FBS-kommunikationen fremover.

Stor tak til Per Kjær

Med udgangen af november forlader Per Kjær FBS-projektet for at vende tilbage til sit faste job på Aarhus Bibliotekerne på fuld tid. Per har været en fast bestanddel af FBS-projektet siden dets begyndelse og har været fast indstationeret i KOMBIT nogle dage om ugen i de seneste fem år.

Fra KOMBIT og FBS skal lyde en stor tak for indsatsen og engagementet. Vi vil savne dig, men glæder os til at møde dig ude i landet.

Tips og tricks

KOMBIT har fået flere henvendelser omkring manglende opdatering af lånere i folkebibliotekernes låneregistre, selv om bibliotekerne abonnerer på CPR.

Hvis I ønsker, at låneregisteret løbende bliver opdateret med oplysninger fra CPR, skal I sætte "Indstilling af det periodiske job 'CPR FTP download' til True (F7 – System).


Summary: Holbæk er nu blevet dansk kommune nr. 96 på FBS. Dermed er alle de kommuner, der var del af den oprindelige plan gået i drift med FBS og den egentlige udrulningsproces er afsluttet. Det kan du læse mere om i dette nyhedsbrev, hvor vi også fortæller mere om den nye supportstruktur, om kommende videreudviklingstiltag og om arbejdet med at formindske svartiderne.
Publication Year:2017
Type of Material:Press Release
LanguageEnglish
Date Issued:November 27, 2017
Publisher:KOMBIT
Company:
Company: KOMBIT
Products: Fælles Bibliotekssystem
Permalink: https://librarytechnology.org/pr/23052

LTG Bibliography Record number: 23052. Created: 2017-11-27 12:28:31; Last Modified: 2017-11-27 12:33:46.