Library Technology Guides

Product and Company News and Announcements

Press Release: KOMBIT [October 6, 2017]

Nyhedsbrev fra Fælles Bibliotekssystem

Med oktobers ankomst er den nye supportmodel trådt i kraft. Det kan du både læse og se mere om i dette nyhedsbrev, der også byder på tips og tricks, information om kommende ændringer i FBS og indhold i den kommende release 1.9.

89 kommuner bruger nu FBS

I løbet af september har FBS budt velkommen til Holstebro, Høje Taastrup, Skive, Helsingør, Syddjurs og Dragør Kommuner. Desuden er Vesthimmerland kommet til i denne uge. Velkommen til jer alle - vi håber, at I har haft en god proces.

I resten af oktober bliver det Køge, Næstved, Mariagerfjord og Morsø Kommuners tur til at kaste sig ud i FBS, og desuden vil også det Danske Bibliotek i Sydslesvig her tage FBS i brug.

Se udrulningsplanen her.

Styregruppemøde afholdt i FBS

Den 19. september 2017 holdt styregruppen for Fællesskabet FBS møde. På dagordenen var blandt andet videreudvikling af FBS, arbejdet med den nye persondataforordning i projekt FBS i KOMBIT, kommunikationsstrategi og integration til økonomisystemer. Længere nede i dette nyhedsbrev kan du læse om, hvilke videreudviklingstiltag styregruppen besluttede.

Du kan se, hvem der er med i styregruppen og finde referater fra alle afholdte møder på KOMBITs hjemmeside.

Se referatet fra mødet den 19. september 2017.

Ny supportmodel er trådt i kraft

Den 1. oktober trådte den nye supportmodel i kraft. Det betyder, at antallet af personer, der kan kontakte Systematics Service Desk nu er begrænset til 400 stk. Vi kalder det supportberettigede brugere. I videoen ovenfor fortæller Stina Johansen om den nye supportmodel, og hvad den betyder for kommunerne.

Flere folkebiblioteker har haft en lignende model hos deres tidligere systemleverandører, mens mange PLC'ere har været vant til, at alle ansatte kunne kontakte leverandørens supportfunktion. Især for PLC'erne vil den nye supportmodel af den grund være en mærkbar ændring.

Vi opfordrer derfor kommunerne til at retænke den interne supportmodel, så videndeling og support sker på tværs af kommunens folkebiblioteker og PLC'er, og dermed understøtter at FBS er ét fælles bibliotekssystem for folke- og skolebiblioteker.

Som hjælp til arbejdet med at implementere den nye supportmodel har KOMBIT udarbejdet en mindre implementeringshåndbog, som du kan læse her. Her finder du også de link, du skal bruge til at indmelde, hvem der skal være supportberettigede brugere i din kommune.

Hvis du ønsker at læse mere om baggrunden for den nye supportmodel, kan du finde det i FBS-nyhedsbrevet fra august.

Nye tiltag skal fjerne fredagsproblemer

I de seneste måneder har releasen hver anden fredag desværre været lig med store performanceproblemer mange steder. Det har forståeligt nok skabt frustrationer hos brugerne. Derfor har KOMBIT og Systematic nu aftalt tiltag, der skal sikre, at FBS fungerer som det skal - også i forbindelse med releases. På mandag den 9. oktober vil der blive gennemført en stresstest, som skal vise om tiltagene har haft den ønskede virkning. Hvis stresstesten viser, at problemerne endnu ikke er løst, vil næste release blive udskudt til der er fundet en løsning.

Systematic har sendt yderligere information ud om handlingsplanen i et nyhedsbrev den 4. oktober 2017.

Ændringer til FBS besluttet

Styregruppen for FBS besluttede på deres møde den 19. september 2017 at sætte gang i en række forbedringer af FBS. Det drejer sig primært om forbedringerne af Skoleportalen (Cicero Web) efter indstilling fra videreudviklingsudvalget og med baggrund i de ændringsbeskrivelser, der er blevet udarbejdet af analysegruppen for Skoleportalen. Forbedringerne er:

  • Flere søgemuligheder i Skoleportalen - det skal være muligt at søge på materialetype og litterær genre via dropdown-menuer.
  • Visning af reservationskønummer på filialniveau og ikke på tværs af filialer i samme agency. BEMÆRK – dette influerer ikke på folkebibliotekerne, de vil stadig vise reservationsnummer på tværs af filialer.
  • "Om materialet" og "Placering" skal vises udfoldet i detaljeret visning.
  • Detaljeret visning i Skoleportalen udvides med klikbare ukontrollerede emneord og klikbare links til evt. digitale ressourcer.
  • Udvidelse af standardvisningsformatet for bibliografiske poster i FBS LMS (klienten) med lix- og lettal og ukontrollerede emneord.

Udover ovennævnte godkendelser fik videreudviklingsudvalget også mandat til at gå videre med en ændringsanmodning, som giver bibliotekerne mulighed for selv at kunne oprette, ændre og slette en filial i FBS.

Månedens FBS-kommune: Randers

I Randers Kommune har man netop fejret et års jubilæum på FBS, og det blev fejret med en fin fødselsdagskage.

Her fortæller systemadministratorerne på Randers Bibliotek Lone Kristjansen og Henrik Secher Nielsen om deres erfaringer fra det første år på FBS.

Hvad har I travlt med ifm. FBS lige nu?

Vi ser på arbejdsgange med "friske øjne". Systemet skal arbejde for os – vi forsøger at glemme gamle rutiner og optimere. Eksempelvis er vi begyndt at automodtage alle materialer i vores sorteringsanlæg og lade fakturasystemet godkende betalinger af fakturaer i økonomisystemet, udfordringen har været at "give slip" på kontrol af følgesedler til fordel for en mere automatiseret proces. En anden mindre ting, som fylder i dagligdagen, har været sådan noget som sortering af pluklister, her har vi fundet metoden til rette sortering og vidensdelt blandt personalet. Det har resulteret i mere logik i fremfinding af reserveringer.

Hvad er de største udfordringer for jer i FBS lige nu?

Debitorsystemet kan godt gøre os noget trætte. Vi har været i gang med et ufærdigt system og har sendt noget til inddrivelse. Det giver udfordringer nu, hvor der er et "færdigt" og anderledes setup. Det er også en frustration, at der ikke er en færdig plan for et komplet 2-vejs kommunikationssystem til inddrivelse.

De mange svartidsproblemer og nedbrud er selvfølgelig også en stor udfordring for alle.

Hvilke fordele har I oplevet i forbindelse med overgangen til FBS?

Saldoopgørelse, som vi har tilrettet med gammel gæld, har været positivt for os, og det har betydet penge i bødekassen. Fakturaintegrationen, selvom vi også havde det i DDE, har været godt, da der kom styr på erstatningspriser og til dels indkøbsbudget. Oprettelse af nye lånere og modtagelse af fjernlån er to områder, hvor vi synes at systemet har lykkedes flot.

Har I nogle råd eller tips til andre kommuner i forbindelse med brugen af FBS?

Nu er de fleste jo konverteret, men en god plan for overgang, videndeling og masser af tålmodighed er nok kodeordene. Når man er godt i gang, så bemærker vi, eksempelvis på facebook, at man leder efter "de gamle" funktioner fra tidligere bibliotekssystemer. Der forsøger vi bevidst at arbejde med hvilke muligheder vi har nu og få det bedste ud af dem. Vi har også i høj grad adopteret tema-funktionen. Der var lidt panik i forhold til at miste beholdningsmodulet og midlertidig opstilling fra DDE, men der har vi nu set lyset i tema-funktionen, med brug af mere end 30 temaer.

Hjælp os med indtastning af ændringsønsker indsendt til bibsys@kombit.dk

Da ændringsønskeportalen fbsøndringsønsker.dk gik i luften kort før sommerferien lovede KOMBIT, at alle de ændringsønsker, som tidligere er blevet indsendt til bibsys@kombit.dk ville blive lagt på portalen. Det løfte holder KOMBIT selvfølgelig fast i, men det tager sin tid at screene mere end 600 ændringsønsker. Dels skal de tjekkes for dubletter i portalen, og dels skal det også tjekkes om ønsket allerede er blevet opfyldt, da en del ønsker går tilbage til 2015. Desuden skal ændringsønskerne jo også tastes ind i portalen. Flere har meldt ind at synes det går lidt for langsomt. De har derfor henvendt sig til KOMBIT og tilbudt at hjælpe ved at få ændringsønskerne retur, selv screene dem for relevans, og hvis ønskerne stadig er aktuelle, så også selv indtaste dem ind i ændringsønskeportalen.

Hvis du er interesseret i at give KOMBIT en hjælpende hånd, kan du sende en e-mail til bibsys@kombit.dk og bede om at få tilbagesendt jeres ændringsønsker med henblik på selv at lægge dem ind i ændringsønskeportalen.

Det har flere fordele, dels bliver ændringsønskerne hurtigere synlige på portalen, og dels vil du altid kunne genfinde dem under "Mine ændringsønsker". Når KOMBIT indtaster dem sker det med brugeren bibsys og ikke med det pågældende biblioteks brugernavn.

På forhånd stor tak for hjælpen.

Indhold i release 1.9:

Foreløbigt er det besluttet, at disse ændringer kommer med i release 1.9. Release 1.9 - dvs. senest i januar 2018:

  • Korrekt dato for sidste udlån
  • Materialestatus efter aflevering (mulighed for at biblioteker både kan håndtere filialer som anvender IMS og filialer, som ikke anvender IMS i samme agency
  • Flytning af Horsens gymnasier til korrekt agency

Lige nu er der desuden 14 ændringsanmodninger, der er klar til at blive sendt til Systematic, herunder flere genvejstaster, genbrug af søgesæt og mulighed for at tage fx lånernummer med fra et F-område til et andet F-område.

Vi vil løbende informere i nyhedsbrevet og på hjemmesiden, efterhånden som vi kender releasedatoerne for disse længe ventede ændringer.

Spørgsmål til supporten

Supporten hos Systematic får hver dag mange spørgsmål.

Nedenfor kan du se en top 5 over de hyppigst stillede spørgsmål i supporten hos Systematic.

  1. Hvordan logger man på Cicero
  2. Oprykning af klasser
  3. Opfyldte reserveringer og fraværsperioder
  4. Oprettelse af lokalposter
  5. Materialevalgslister og shipnotices

Hovedparten af disse spørgsmål kunne have været håndteret i kommunernes egen supportorganisation, dvs. af kommunens systemadministratorer og superbrugere på FBS. Vi vil derfor opfordre til, at man altid først søger at finde svar i sin egen organisation før man kontakter supporten.

Du kan også finde svar på mange af spørgsmålene i vejledningerne til FBS.

Status på debitor og fakturaintegration

Debitorintegrationen mod KMD Opus er nu blevet testet. Det var en succes, og der er ingen udestående kendte fejl. Før sommerferien blev der ligeledes gennemført test mod Fujitsu Prisme, og denne gik også godt. Debitorintegrationen kan derfor nu bestilles og tages i anvendelse. De nye konfigurationsparametre, der åbner op for en mere detaljeret styring af, hvilke og hvornår udeståender sendes fra FBS til debitorsystemet forventes at blive implementeret i løbet af efteråret.

Faktura/bilagsintegrationen er i fuld drift og anvendes allerede nu af en række kommuner, og der kommer løbende flere kommuner på denne integration. Obs-punkt til KMD kommuner – husk at bestille integration hos både KMD og Serviceplatform

Vi har opdateret bestillingsformularen til Serviceplatformen, så det mere præcist fremgår, hvilke oplysninger der skal indsættes.

Tips & tricks

Supporten hos Systematic, DBC og KOMBIT får ofte spørgsmålet:

"Hvor ofte skal biblioteket synkronisere beholdningsdata til DBC?" og i KOMBIT hører vi, at der gives flere svar. På et af de nyligt afholdte netværksmøder i CB-regi, hvor både KOMBIT og DBC deltog, slog DBC fast at:

Biblioteket skal synkronisere beholdningsdata til DBC, når biblioteket modtager testbasen i forbindelse med overgang til FBS (L2) og igen når biblioteket er kommet over på FBS og Systematic melder, at konverteringen er forløbet, som den skulle.

Herefter skal synkronisering af beholdningsdata kun ske, hvis DBC melder ud, at biblioteket skal synkronisere beholdningsdata.

HUSK at synkroniseringen af beholdningsdata først bør ske efter kl. 17.


Summary: Med oktobers ankomst er den nye supportmodel trådt i kraft. Det kan du både læse og se mere om i dette nyhedsbrev, der også byder på tips og tricks, information om kommende ændringer i FBS og indhold i den kommende release 1.9.
Publication Year:2017
Type of Material:Press Release
LanguageDanish
Date Issued:October 6, 2017
Publisher:KOMBIT
Company:
Company: KOMBIT
Products: Fælles Bibliotekssystem
Permalink: https://librarytechnology.org/pr/22937

LTG Bibliography Record number: 22937. Created: 2017-10-06 08:11:02; Last Modified: 2017-10-06 08:21:21.