Library Technology Guides

Product and Company News and Announcements

Press Release: KOMBIT [April 27, 2017]

Nyhedsbrev fra Fælles Bibliotekssystem

Velkommen til nyhedsbrevet fra FBS.

I april måned har vi i FBS haft travlt med at færdiggøre årsrapporten og forberede årsmødet, der blev afholdt den 20. april 2017. Desuden har der været møder i nogle af de udvalg, der skal hjælpe med at undersøge og prioritere videreudviklingsønsker. Længere nede i dette nyhedsbrev kan du læse et interview med en af de kommunale deltagere i Skoleportal-gruppen - Carsten Lolck fra Hedensted Kommune.

I nyhedsbrevet kan du også læse, hvilke erfaringer med FBS man har gjort sig i Ishøj Kommune, og vi beskriver forskellen på fejl og ændringsønsker i FBS.

God læselyst.

64 kommuner nu på FBS

I april har Ringkøbing-Skjern, Roskilde, Tønder og Slagelse Kommuner taget FBS i brug. Velkommen til jer. Det betyder, at i alt 64 kommuner nu har taget FBS i brug.

I maj bliver det Kalundborg, Rødovre, Middelfart, Lyngby-Taarbæk og Nyborg Kommuners tur til at kaste sig ud i FBS.

Vi ønsker jer en god proces.

Se udrulningsplanen her.

Integration med økonomi-systemer

Integration mellem Fælles Bibliotekssystem (FBS) og økonomi- og debitorsystemerne skal gøre det muligt at overføre fordringer fra FBS til kommunens debitor- og økonomisystem.

I et nyt notat kan du blandt andet få en status på den implementerede funktionalitet og forventede datoer for funktionalitet, der endnu ikke er implementeret. Du kan læse notatet her.

Første årsmøde afholdt på FBS

Som beskrevet i vedtægterne for Fælles Bibliotekssystem skal Fællesskabet FBS hvert år afholde et årsmøde. Dette årsmøde blev afholdt for første gang den 20. april 2017 i Fredericia med deltagelse af ca. 110 repræsentanter fra kommunerne.

På mødet afgav styregruppeformand Jørgen Bartholdy fra Skanderborg Kommune sin beretning, og årsrapporten for 2016 blev præsenteret. Årsrapporten var forud for mødet sendt til alle kommuner i fællesskabet. Desuden præsenterede projektejer Karin Markmann Bentsen og projektleder Jesper Munch Jespersen fra KOMBIT planerne for 2017.

Der var stor spørgelyst på mødet, og vi kan se på evalueringerne fra mødet, at langt de fleste deltagere gik hjem med ny viden og syntes, at det havde været en god dag. I KOMBIT gik vi hjem med mange gode input og ideer, og vi vil gerne takke deltagerne for deres engagement i projektet.

Du kan se præsentationen fra mødet her.

Årsrapporten for Fællesskabet FBS for 2016 er her.

Månedens FBS-kommune: Ishøj

I Ishøj Kommune gik man over til FBS fra Integra i april 2016 og har altså været på FBS i godt et år.

Her fortæller Marie Herborn, Sesse Nisted Atkin og Anna Helene Holmbæck fra Ishøj Kommune om deres erfaringer:

Hvad har I travlt med på FBS lige nu?

Vi skal flytte om i hele biblioteksrummet og er derfor ved at gennemgå hele samlingen og kassere en masse. Det er nemt at kassere materialer. Men vi savner nogle muligheder for at lave lister på andet end det, som ikke har været lånt ud i en given periode og er besværede af, at vi ikke kan søge listerne frem på eksempelvis dk.5, men kun kan lave den med dropdown-mulighederne.

Hvad er de største udfordringer for jer i FBS lige nu?

Det tager tid at vænne sig til det nye søgesprog og de nye muligheder og begrænsninger, det giver. Det kan samtidigt være svært at forstå, hvorfor resultatet i Cicero og Netpunkt ikke altid er det samme. Og så savner vi at kunne se, hvor mange biblioteker uden for kommunen, der har et materiale. Det kunne vi nemt se i Integra, inden vi gik i Netpunkt for at bestille det.

Hvilke fordele har I oplevet i forbindelse med overgangen til FBS?

Det er blevet nemmere at sende saldoopgørelser, modtage fjernlån, at kassere, og lægge et slettet materiale ind igen. Pluklisterne er langt bedre end i Integra, især efter vi har fået flere og mere relevante oplysninger på.

Der er sket meget med systemet, siden vi gik på for et år siden. Det kan være svært for alle medarbejdere at følge med i de opdateringer, der kommer, især fordi vi har arbejdsgange, der så skal laves om. For at afhjælpe det, sender vi en komprimeret liste ud til alle, hver gang der er opdateringer, hvor vi udpeger vigtige ændringer, som har indvirkning på den daglige brug af Cicero. Og nu har vi planlagt at afholde flere videndeling-workshops for at dele erfaringer indbyrdes og sørge for, at alle har opdaget og taget ændringerne i Cicero til sig.

Har I nogle råd eller tips til andre i forbindelse med overgangen til eller brugen af FBS?

Brug jeres netværk, tag på virksomhedsbesøg, oplev Cicero hos de biblioteker, som har været på i et stykke tid. Hav en positiv tilgang, systemet er nyt og ikke færdigudviklet, det har ikke 20 år på bagen ;)

Fejl eller ændringsønske?

Mange har i dialogen med Service Desk'en hos Systematic oplevet at få vide, at en given uhensigtsmæssighed er et ændringsønske, som man skal henvende sig til KOMBIT med.

På FBS' årsmøde blev der derfor efterspurgt en redegørelse for, hvornår noget er rettelse af en fejl, og hvornår noget er et ændringsønske.

Rettelse af fejl vil ske, når der er tale om en funktionalitet eller feature i FBS, som er en del af den kravspecifikation, som er bestilt for FBS - og hvor det kan konstateres, at den ikke lever op til de betingelser, der er beskrevet herom i kravspecifikationen.

Der er tale om et ændringsønske, når henvendelsen går på et ønske om, at FBS tilføres en funktionalitet eller feature, som ikke er en del af det eksisterende aftalegrundlag givet ved kravspecifikationen og de mindre justeringer, der er aftalt siden hen.

Når KOMBIT modtager et ændringsønske til FBS, bliver dette vurderet og prioriteret op i mod øvrige indkomne ændringsønsker. Det sker ud fra Styregruppens fastlagte strategi for udviklingen af FBS og den økonomiske ramme, der er aftalt for videreudvikling. På KOMBITs hjemmeside vil man kunne følge med i, hvilke beslutninger der træffes i forhold til videreudvikling. Og på portalen vil man kunne se, hvad der sker i forhold til de enkelte ændringsønsker.

Portalen for ændringsønsker forventes at blive lanceret i maj 2017 - du kan læse mere om dette længere nede i nyhedsbrevet.

Opkrævning af betaling for ikke-kommunale institutioner

I bilag 3 til vedtægterne for Fællesskabet FBS fremgår det, at "Den enkelte kommune (Folkebibliotek eller Læringscenter) opkræver institutionen for institutionens benyttelse af Fælles Bibliotekssystem." Desuden står der: "..KOMBIT / Fællesskabet FBS opkræver betaling hos kommunen for alle tilsluttede ikke-kommunale institutioner 2 gange årligt."

KOMBIT vil derfor jf. vedtægterne igangsætte fakturering af kommunerne for de ikke-kommunale institutioner, der anvender FBS, og som har en driftskontrakt med en kommune indgået frem til og med 6/8-2013.

Fakturering for anvendelsen af FBS i 2017 vil blive gennemført medio juni og medio december. Indtægterne vil jf. vedtægterne anvendes til indkøb af support og/eller videreudvikling af systemet.

Portal til ændringsønsker

Allerede for nogle måneder siden løftede vi sløret for, at der snart kom en ny løsning til indberetning af ændringsønsker. Arbejdet med at udvikle en ny og smidig metode til indmeldelse af ændringsønsker viste sig desværre at trække ud, men nu er der lys for enden af tunnelen.

I løbet af maj forventer vi at kunne åbne for den nye ændringsønskeportal. I den forbindelse vil vi sende yderligere information om, hvordan proceduren for indberetning og prioritering af ændringsønsker bliver. Alle projektledere, og de der er oprettet i portalen, får direkte besked, når den åbner.

Som udgangspunkt får to personer fra hver kommune adgang til at indberette ændringsønsker via portalen. Hvis din kommune endnu ikke har indmeldt, hvem der skal oprettes fra jer, gør du det via dette link. Husk at koordinere indbyrdes, hvem der indberetter navnene.

Udvalg arbejder med videreudviklingsønsker til FBS

På styregruppens møde i februar blev der nedsat en række udvalg, der skulle hjælpe med at identificere og prioritere videreudviklingsønsker inden for specifikke områder.

Udvalget for Skoleportalen har afholdt to møder, hvor man har kigget på de ønsker, som er kommet ind til Systematic og KOMBIT samt set på besvarelserne fra brugertilfredshedsundersøgelsen. På møderne har deltagerne udarbejdet en liste med ti ønsker, der lige nu bliver vurderet som de vigtigste udviklingsønsker i forhold til Skoleportalen. Ønskerne drejer sig blandt andet om søgning og håndtering af serier og reservationer. Disse ti udviklingsønsker er blevet fordelt blandt udvalgets medlemmer og skal beskrives yderligere, inden de bliver sendt til Systematic for estimering. Herefter skal emnerne videre til Videreudviklingsudvalget, hvor de vil indgå i den samlede prioritering.

I udvalget for katalogisering er der foreløbigt afholdt et møde, og arbejdet med beskrivelse af ændringsønsker vil fortsætte i maj.

Videreudviklingsudvalget mødtes onsdag den 19. april. Her blev der talt om de ønsker, KOMBIT og Systematic har modtaget og set på resultaterne af brugertilfredshedsundersøgelsen i januar. Blandt andet havde udvalget særligt fokus på, hvordan man kan udvide antallet af genvejstaster. Mødet resulterede i, at der blev identificeret nogle hovedområder, som Maria Sesse Nisted Atkin fra Ishøj og Michael Ljungberg fra Viborg nu sammen med KOMBIT arbejder videre med at få beskrevet yderligere, inden de ligeledes vil blive estimeret af Systematic.

Hele videreudviklingsudvalget skal mødet igen den 23. maj. Her skal udvalget beslutte, hvilke videreudviklingsønsker de vil forslå styregruppen at gå videre med.

"Det har været virkelig effektivt arbejde"

Carsten Lolck fra Hedensted Kommune har indsendt rigtig mange udviklingsønsker til FBS siden Hedensted gik i drift på FBS i juli sidste år. Som koordinator for FBS på Hedensteds 21 skoler sidder Carsten nemlig lige i brændpunktet for Skoleportalen i kommunen og har daglig kontakt med brugerne.

Da der blev nedsat en gruppe til at undersøge og prioritere videreudviklingsønsker i forbindelse med Skoleportalen, var det derfor naturligt at spørge Carsten, om han havde lyst til at deltage. Og det havde han heldigvis.

"Vi er i alt seks mand i gruppen og kommer hver især med vores erfaringer", fortæller Carsten. Han mener, at sammensætningen af gruppen er god, fordi de kommunale deltagere er godt nede i detaljerne: "Vi sidder jo hver især på vegne af vores brugere og ved, hvor skoen trykker".

Meget materiale at gennemgå

Carsten mener, at møderne i gruppen har været præget af stor effektivitet. Og det har også været påkrævet, for der er rigtigt meget materiale, der har skullet gennemgås:

"Forud for første møde fik vi en masse materiale om de ønsker, der var kommet ind på forskellig vis, og desuden havde vi naturligvis hver især vores egne erfaringer", husker Carsten og fortæller videre:

"Alt dette er blevet sorteret punkt for punkt. I første omgang efter om det er blevet løst, for der er jo heldigvis sket meget i løbet af det seneste år."

Nice to have eller need to have?

De punkter i listen, der endnu ikke var blevet løst, blev herefter sorteret i, om det er "nice to have" eller "need to have". Altså er det nødvendigt at have? Hvis svaret var ja, kom det øverst på prioriteringslisten.

Resultatet blev en liste på de punkter, som gruppen i fællesskab fik prioriteret. Og Carsten synes, at samarbejdet gik rigtigt godt:

"Selvfølgelig var der lidt forskelle i vores holdninger, men jeg fornemmer, at vi i det store hele var enige om prioriteringen."

Selvom gruppen er nået langt, er de altså endnu ikke helt færdige. De p.t. resterende punkter er blevet fordelt ud til gruppens medlemmer, som hver især har fået til opgave at beskrive nogle af dem grundigere. Derefter bliver næste skridt at få dem estimeret og derefter videresendt via Videreudviklingsudvalget til KOMBITs styregruppe med henblik på at få rettelserne med i FBS - både Skoleportalen og LMS.


Summary: I april måned har vi i FBS haft travlt med at færdiggøre årsrapporten og forberede årsmødet, der blev afholdt den 20. april 2017. Desuden har der været møder i nogle af de udvalg, der skal hjælpe med at undersøge og prioritere videreudviklingsønsker. Længere nede i dette nyhedsbrev kan du læse et interview med en af de kommunale deltagere i Skoleportal-gruppen - Carsten Lolck fra Hedensted Kommune.I nyhedsbrevet kan du også læse, hvilke erfaringer med FBS man har gjort sig i Ishøj Kommune, og vi beskriver forskellen på fejl og ændringsønsker i FBS.
Publication Year:2017
Type of Material:Press Release
LanguageEnglish
Date Issued:April 27, 2017
Publisher:KOMBIT
Company:
Company: KOMBIT
Products: Fælles Bibliotekssystem
Permalink: https://librarytechnology.org/pr/22551

LTG Bibliography Record number: 22551. Created: 2017-04-27 13:04:20; Last Modified: 2017-04-27 13:11:06.