De technologie is voortdurend in beweging. Ik heb genoeg ervaring met automatisering in bibliotheken om een aantal grote veranderingen op technologisch gebied te hebben meegemaakt. Ik begon in de tijd van de mainframe-computers, die werden opgevolgd door midrange-systemen. Deze maakten op hun beurt weer plaats voor client/server-systemen. Vandaag de dag gaat de technologische voorkeur uit naar platformen met web-based systemen, service-oriented architectuur en cloud computing. Ook deze technologieën zijn van voorbijgaande aard en zullen worden vervangen door nieuwe geautomatiseerde methodes die nog uitgevonden moeten worden.
Veranderingen in bredere technologische zin hebben er steeds toe geleid dat bepaalde geautomatiseerde bibliotheeksystemen in en uit de gratie raakten. Bij elke nieuwe technologische generatie krijgen bepaalde producten het stempel verouderd (legacy-producten) en worden nieuwe systemen ontwikkeld als flagship-producten voor de hardware- en software-architectuur van dat moment. Ik vind het belangrijk dat niet alleen de architectuur, maar ook het concept van deze geautomatiseerde producten voor bibliotheken verandert in deze opeenvolgende technologische generaties.
Onder legacy-producten versta ik geautomatiseerde bibliotheeksystemen die niet meer continu worden verbeterd en ontwikkeld. In veel gevallen zijn dit slachtoffers van bovengenoemde technologische veranderingen. Het is vaak niet haalbaar om systemen te blijven ontwikkelen wanneer het besturingssysteem of het hardwareplatform waarop ze draaien is verouderd. In sommige gevallen zijn functionaliteiten van zo'n systeem over te dragen op de volgende generatie systemen. Sommige systemen zijn wel verder ontwikkeld, maar andere hebben de generatiewisselingen niet overleefd. Een geautomatiseerd bibliotheeksysteem dat niet verder wordt ontwikkeld, beschouw ik als een legacy-product. Meestal blijven bedrijven deze systemen wel ondersteunen, herstellen ze bugs en brengen ze zelfs kleine verbeteringen aan, maar ze bieden de legacyproducten niet meer te koop aan. Het aantal bibliotheken dat ze nog gebruikt wordt steeds kleiner tot er geen gebruiker meer over is.
Nieuwe geautomatiseerde systemen worden daarentegen wel verder ontwikkeld en volledig ondersteund en voor zulke flagship- systemen wordt wel reclame gemaakt. Deze draaien op een technologisch platform dat relatief gangbaar is voor zijn tijd. Uitzonderingen daargelaten richten bedrijven die actief zijn op het gebied van geautomatiseerde bibliotheeksystemen hun inspanningen in het algemeen op één enkel strategisch nieuw product.
De productcyclus herhaalt zich
In de geschiedenis van geautomatiseerde bibliotheeksystemen zie ik een patroon dat zich herhaalt: er wordt een nieuw automatiseringssysteem uitgebracht, dit raakt verouderd en vervolgens wordt het door hetzelfde bedrijf vervangen door een systeem van de nieuwe generatie. Eén zo'n cyclus kan wel meer dan tien jaar in beslag nemen. Als veranderingen in de technologie ertoe leiden dat een automatiseringssysteem niet meer wordt ondersteund, zal een bedrijf een nieuw systeem moeten ontwikkelen voordat het oude systeem volledig verouderd is en voordat de gebruikers ervan naar een concurrerend systeem overstappen.
Flagship-systemen kunnen ook als gevolg van fusies en overnames uit de gratie raken. Zelfs als het een geautomatiseerd bibliotheeksysteem van de huidige generatie betreft en het een alleszins levensvatbaar systeem is, kan het systeem toch in de gevarenzone komen als het bedrijf dat het heeft ontwikkeld wordt overgenomen door een concurrent. Gefuseerde bedrijven zullen vaak al hun energie willen richten op één flagship-systeem. Slimme bedrijven voegen de beste technologieën samen tot één nieuw product dat ze al hun klanten aanbieden. Opgedrongen veranderingen van buitenaf kunnen leiden tot abrupte wijzigingen in een productcyclus die de automatiseringsstrategie van een bibliotheek kunnen doorkruisen. Door zakelijke beslissingen en technologische cycli is een geautomatiseerd bibliotheeksysteem ook als verouderd te bestempelen.
Naar mijn idee kiezen bibliotheken altijd voor een systeem dat op dat moment het flagship-product van een bedrijf is. Geen enkele bibliotheek zou investeren in de aankoop van een automatiseringssysteem dat al op zijn retour is. Als echter een bibliotheek een systeem in gebruik heeft dat van flagship-status afzakt naar legacy-status, zal de bibliotheek helaas uit moeten kijken naar een nieuw systeem. De meeste bibliotheken hebben hun bibliotheeksysteem al minstens één keer in hun automatiseringsgeschiedenis moeten vervangen door een nieuwere versie.
Is nieuwer ook beter?
Elke nieuwe generatie geautomatiseerde bibliotheeksystemen belooft vele voordelen vanwege de nieuwe technologie die het biedt. De overstap naar technologische platformen die passen in de huidige tijd is essentieel voor bibliotheken. Elke volgende technologische generatie brengt nieuwe mogelijkheden. Blijven vasthouden aan verouderde hardware of software is niet houdbaar. Het gebruik van een verouderd systeem kan de bibliotheek van haar gebruikers vervreemden, die in toenemende mate verwachten dat de bibliotheek diensten aanbiedt op basis van hedendaagse technologie.
Hoewel ik begrijp dat bibliotheken ongeveer elke tien jaar moeten overstappen naar een nieuw systeem, zou ik graag zien dat ze meer voordeel zouden behalen uit een dergelijke ingrijpende verandering. Helaas is de overstap van een verouderd systeem naar een nieuw systeem met de laatste technologische snufjes meer een zijwaartse stap dan een stap naar voren als het om functionaliteit gaat. Bij de ontwikkeling van een nieuw automatiseringssysteem lijkt bestaande functionaliteit vaak alleen een nieuw jasje te hebben gekregen.
De vormgeving van de gebruikersinterface is een van de belangrijkste verschillen. Ik heb de overgang van tekstmenu's op een terminal, naar grafische gebruikersinterfaces en vervolgens naar web-based interfaces en rich internet-applicaties meegemaakt. De functionaliteit achter de interface is echter vaak grotendeels ongewijzigd gebleven.
Het is onvermijdelijk dat de functionaliteit van het nieuwe systeem, vooral in de vroege versies, achterblijft bij het verouderde product dat het vervangt, aangezien dit oudere product jaren de tijd heeft gehad om zich te ontwikkelen tot een systeem met een groot aantal specifieke functies. Ik weet nog dat de bibliotheken van de Vanderbilt University de overstap maakten van NOTIS, dat draaide op een duur IBM-mainframe met een tekstinterface, naar een client/server-systeem met een grafische Windows-interface. In de ruim tien jaar dat het systeem in de bibliotheek dienst had gedaan, was het personeel zeer behendig geworden in het gebruik van de korte tekstcommando's. Hoewel het misschien even duurde voordat alle commando's waren aangeleerd, kon een ervaren gebruiker zich zeer snel en efficiënt door de meest complexe taken heen typen. Met de muis en het toetsenbord van het nieuwe Windows-systeem ging dat domweg zo snel niet. De grafische benadering was eenvoudiger aan te leren en zag er mooier uit, maar zeker in het begin daalde de productiviteit dramatisch. Belangrijker is echter dat de functionaliteit die het nieuwe grafische systeem bood, niet wezenlijk verschilde van het oude mainframe-systeem.
De dagen van de client/server-systemen zijn geteld. We zijn nu het tijdperk van web-based cloud computing binnengetreden. Het client/server-model maakte gebruik van de kracht van de desktopcomputers om de last van servers te verlichten. Er moesten clients worden gemaakt voor specifieke desktopbesturingssystemen, zoals voor Windows of Mac. Clients konden worden geschreven in Java, dat meerdere platformen ondersteunt, maar de toepassing ervan is uiterst arbeidsintensief. Een van de grootste nadelen bij client/server-systemen is dat de clients op elke computer die toegang heeft tot het systeem moeten worden geïnstalleerd en geconfigureerd. In grote organisaties vormt een nieuwe patch of upgrade die op honderden computers moet worden geïnstalleerd een ware beproeving voor de systeembeheerders. Tegenwoordig hebben servers een enorme capaciteit. De webbrowser is nu de meest gebruikte client en werkt op allerlei apparatuur, van desktopcomputer tot mobiele telefoon. De belangrijkste kenmerken van computerplatforms die leidden tot client/server-architecturen spelen inmiddels geen rol meer. De volgende generatie bibliotheekautomatisering zal onvermijdelijk web-based zijn.
Ik zie dat de meeste nieuwe geautomatiseerde bibliotheeksystemen die de afgelopen jaren op de markt zijn gebracht deze web-based architectuur volgen. De trend was al eerder te zien in de automatiseringssystemen voor schoolbibliotheken, waar de noodzaak om nieuwe software ter plaatse in de verschillende schoolbibliotheken en mediacentra te installeren een te grote belasting was voor de bibliothecarissen en het ITpersoneel. De recente ontwikkeling van V-smart, een volledig web-based bibliotheeksysteem van Infor dat het client/serversysteem Vubis Smart moet opvolgen, illustreert deze trend. Ik verwacht dat in de komende jaren meer bibliotheekautomatiseringssystemen zullen overgaan op volledige web-based interfaces voor het personeel. Gebruikersinterfaces zijn al tien jaar web-based, maar zijn niet altijd meegegaan in de recente webtechnologieën. De opkomst van de nieuwe generatie interfaces heeft geleid tot een nieuwe stroom producten die gebruikmaken van de modernere web 2.0-benadering.
Terwijl de technologische ontwikkeling diverse cycli heeft doorlopen, hebben zich binnen bibliotheken ook belangrijke veranderingen voorgedaan. Collecties zijn in toenemende mate elektronisch. Gedrukt materiaal, hoewel nog steeds van essentieel belang voor veel bibliotheken, speelt een steeds kleinere rol in de activiteiten van de bibliotheek. Veel bibliotheken maken en beheren lokaal gecreëerde digitale collecties. Dienstverlening met betrekking tot deze collecties vindt zowel plaats via de websites als de fysieke locaties van de bibliotheken. Bibliotheken delen hun collecties op lokaal, regionaal en wereldwijd niveau. Deze belangrijke strategische veranderingen stellen heel andere eisen aan automatiseringssystemen voor bibliotheken dan de standaard functionaliteiten die in de geautomatiseerde bibliotheeksystemen van generatie op generatie zijn doorgegeven.
Nieuwe generatie systemen
De volgende generatie automatiseringssystemen voor bibliotheken moet, naar mijn mening, voortkomen uit deze strategische veranderingen binnen het bibliotheekwezen en niet alleen bestaan uit technologische vernieuwingen. Veel aspecten van de automatisering moeten gezien de huidige ontwikkelingen opnieuw tegen het licht worden gehouden.
Hoewel bepaalde functionaliteiten wellicht behouden moeten blijven in volgende generaties systemen, zullen in de gehele organisatie van de automatisering mogelijk grote aanpassingen vereist zijn. Ik denk dat de combinatie van huidige technologie en nieuwe inzichten in de functionaliteiten die de huidige strategische veranderingen vereisen, kunnen leiden tot een nieuwe generatie automatiseringssystemen die een positieve invloed hebben op de bibliotheken die er gebruik van maken.
